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Das passende Content Management System finden - Leitfaden zur Evalution

Die Auswahl des richtigen Content Management Systems ist keine leichte Aufgabe. Zu unübersichtlich ist der Anbietermarkt, zu zahlreich die Möglichkeiten und zu undurchsichtig die Lizenzbedingungen. Zudem wachsen die Anforderungen häufig mit dem Einsatz - dies vor allem, wenn man bislang ohne CMS auskam. 

Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und die Anforderungen an Ihr zukünftiges Content Management System zu definieren. 

7 Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie sich für ein Content Management System entscheiden.

Welche Funktionen benötigen Sie wirklich?

Egal, welches Produkt Sie betrachten: Alle glänzen mit einer schier unüberschaubaren Liste an Funktionen, Werkzeugen und Features. Dabei kaufen und bezahlen Sie häufig mehr, als Sie tatsächlich benötigen. Und unter Umständen muss eine wirklich benötigte Funktion teuer nachgerüstet werden oder lässt sich im schlimmsten Fall gar nicht realisieren. 

Denken Sie über folgende Punkte nach, bevor Sie beginnen:

Frequenz der Änderungen

Ändern Sie die Inhalte Ihrer Website wöchentlich oder täglich und sollen später mehr als eine Person mit dem System arbeiten, stehen eine hohe Usability und Mehrbenutzerfähigkeit im Vordergrund. Beides sind Faktoren, die eigentlich jedes (kommerzielle) System in ausreichender Form bieten sollte, in der Realität sieht dies allerdings oft anders aus. 

Lassen Sie sich das System in einer Live-Demo vorführen oder arbeiten Sie am besten selbst einmal testweise damit!

Anwendungsintegration und Erweiterbarkeit

Sollen Inhalte aus anderen Anwendungen in der Website angezeigt werden, müssen die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung stehen oder zumindest leicht programmiert werden können. Die Anforderungen, die Sie heute an Ihre Website stellen, können in einem Jahr wachsen oder sich ändern. Ein CMS, das auf standardisierten und weit verbreiteten Technologien und Programmiersprachen basiert, ist in der Regel leichter zu erweitern als proprietäre Lösungen.

Fragen Sie beim Hersteller des CMS nach, erkundigen Sie sich nach der eingesetzten Technologie und deren Erweiterbarkeit - und lassen Sie sich am besten Fallbeispiele für ähnliche Anwendungen zeigen

Publikation von Binärdaten (Bilder, Downloads, etc.)

Bilder und Dokumente hochzuladen, das können Sie mit jedem System. Erst bei der Verwaltung und Publikation von großen Dateimengen offenbaren sich die Schwachstellen. Achten Sie darauf, dass gerade die Binärdokumente mit Metadaten angereichert werden können, die Verwendung unterschiedlicher Sprachversionen möglich ist und auch (automatische) Veröffentlichungsmechanismen zur Verfügung stehen. 

Auch hier: Fragen Sie nach bereits mit dem System umgesetzten Beispielen und vergleichen Sie die Lösung mit dem, was Sie vorhaben.

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Kommerzielles Produkt oder kostenlose Open Source Lösung?

Wenn Sie erstmal einige Zeit mit der Suche nach einem Content Management System verbracht haben, werden Sie wahrscheinlich eine Auswahl an kommerziellen und lizenzfreien Produkten vor sich haben. Spätestens dann stellt sich die Frage, wo denn nun genau der Unterschied liegt und warum man für etwas bezahlen sollte, was man auch "kostenlos" kriegt.

Eintscheiden Sie mithilfe dieser Liste:

Vorteile Open Source

  • Keine Lizenzgebühren (nicht gleichbedeutend mit "kostenlos")
  • Verfügt häufig über eine rege Entwicklergemeinde, die zusätzliche Funktionen bereitstellt
  • Im Optimalfall weit verbreitet und bietet somit eine weitgehende Unabhängigkeit vom "Hersteller"
  • Offener Quellcode und daher theoretisch unbegrenzt erweiterbar

Nachteile Open Source

  • Kein Hersteller-Support, keine Gewährleistung
  • Bug-Fixes und Feature-Requests werden auf freiwilliger Basis umgesetzt
  • Stellt hin und wieder zu hohe technische Anforderungen an die Benutzer des Systems
  • Meist fehlen Handbücher für Benutzer und Dokumentationen für Entwickler
  • Kostenfreie Erweiterungen sind ohne Garantie, werden manchmal nicht weiterentwickelt und nur selten gibt es Support dafür. 


Vorteile kommerzielles Produkt

  • Hersteller-Support und -Gewährleistung, Zertifizierungen
  • Investitionssicherheit
  • In vielen Fällen bessere Benutzerfreundlichkeit des Systems
  • Umfangreiche Dokumentationen und Handbücher
  • Höhere Systemstabilität und Zuverlässigkeit durch Qualitätssicherung des Hersteller

Nachteile kommerzielles Produkt

  • Kostenpflichtiges Lizenzmodell für System und Erweiterungen, meistens auch Upgrades

Beachten Sie bitte vor allem, dass die Kosten für Ihr Projekt nur zu einem Teil aus den Lizenzgebühren für das CMS bestehen. Rechnen Sie hier immer auch die Kosten für die technische Umsetzung des Projektes sowie die späteren laufenden Kosten mit ein (siehe auch nächster Abschnitt). In vielen Fällen wird der "Umsonst-Vorteil" bei der Projektumsetzung oder spätestens bei den laufenden Kosten wieder zunichte gemacht.

Mein Tipp

Lassen Sie sich vom Anbieter des CMS auch immer eine Kostenabschätzung für die technische Umsetzung Ihres geplanten Projekts erstellen. Bietet der Hersteller die Umsetzung nicht selbst an, verfügt er sicher über Integrationspartner, die gerne ein unverbindliches Angebot erstellen.

 

Welche Kosten entstehen durch den Einsatz eines CMS?

Neben den Kosten für die Lizenz des Systems sowie die technische Umsetzung gibt es noch eine Reihe weiterer, oft vernachlässigter Kosten:

Transparente Kosten

  • Lizenzkosten für die Erstanschaffung und eventuelle laufende Lizenzkosten
  • Einrichtungsgebühren
  • Implementierung und Projektumsetzung

Häufig vernachlässigte Kosten

  • Kosten für Weiterentwicklung benötigter Funktionen oder den Zukauf von Zusatzmodulen
  • Zusätzlicher Zeitaufwand für die Pflege der Website
  • Schulung der Redakteure
  • Wartungskosten
  • Hosting-Gebühren
  • Support 
 

Benutzerfreundlichkeit, Usability und Joy of Use

Es ist eine ganz einfache Wahrheit:

Wenn Sie oder Ihre Redakteure nicht gerne mit dem CMS arbeiten, dann wird das den Erfolg Ihrer Website nachhaltig beeinflussen. Die Arbeit mit dem Content Management System sollte einfach, schnell und effektiv sein - und im besten Fall sogar Spaß machen. Dabei spielen viele Faktoren eine entscheidende Rolle:

  • Wie schnell kann ich eine neue Seite anlegen und in die Navigation integrieren?
  • Hat das System einen einfach zu handhabenden Text (WYSIWYG-) Editor?
  • Wie einfach ist das Hochladen und Einbauen eines Bildes?
  • Ist das System fehlertolerant oder muss ich bei der Arbeit ständig mit der Gefahr leben, die Website "kaputt" zu machen?
  • Wie schnell werden Änderungen an meiner Website sichtbar?
  • Gibt es Arbeitshilfen wie automatische Verlinkungen und Linkchecker, Möglichkeiten zur Online-Bildbearbeitung, einfache Veröffentlichungsmechanismen etc.?
  • Unterstützt das System aktiv die Optimierung für Suchmaschinen (Durch leichte Pflege von suchmaschinen-relevanten Tags, Anzeige des Page Ranks und Google Position, direkte Integration von Webanalytics-Systemen)?
  • Lassen sich die Benutzer und Berechtigungen einfach und schnell verwalten?
  • Gibt es ein einfach zu bedienendes und zuverlässiges Backup-System?

Die Arbeit mit dem CMS sollte nicht komplizierter sein, als eine Datei in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und mit Inhalten zu füllen. Im Zweifel sogar einfacher!

Mein Tipp:

Lassen Sie sich das System zeigen und erstellen Sie damit eine Beispielseite mit umfangreich formatierten Texten, ein zwei Bildern und einem Link zu einem frisch hochgeladenen PDF. Danach integrieren Sie die Seite in die Navigation und veröffentlichen Sie diese. Wenn das wesentlich länger als 10 Minuten braucht, sollten Sie sich noch ein anderes System ansehen.

 

Sprachen, Länder, Niederlassungen

Wird Ihr Projekt nur in deutscher Sprache und auf einer Domain publiziert? Oder haben Sie mehrere Sprachen oder gar mehrere, länderabhängige Websites in jeweils unterschiedlichen Sprachen? Viele Systeme bieten Funktionen zur Verwaltung solcher Konstellationen, aber gerade im niedrigpreisigen Segment oder bei kostenlosen Systemen gestaltet sich die Integration einer weiteren Sprache oder einer weiteren Website als komplizierter als angenommen.

Machen Sie sich schon vor der Auswahl des CMS Gedanken, in wie vielen Sprachen und Ländern Ihre Website erscheinen wird. Soll die englischsprachige Fassung für China den selben Inhalt haben wie die Fassung derselben Sprache in Deutschland? 

Fragen an den Hersteller

Abschließend möchte Ich Ihnen eine kleine Liste an Fragen mit auf den Weg geben, die Sie dem Hersteller eines CMS stellen sollten. 

  • Gibt es Referenzen für bereits mit diesem System umgesetzte Projekte, die dem ähneln, was Sie vorhaben? Wenn ja, welche? Gibt es Fallstudien zu und Erfahrung aus ähnlichen Projekten?
  • Welche Voraussetzungen stellt das System an den Server und das Hosting-Paket? Gibt es Empfehlungen für Pakete und Hosting-Partner?
  • Seit wann gibt es das System? Welche Kunden setzen es ein? Besteht die Möglichkeit, einen dieser Kunden kurz telefonisch zu interviewen?
  • Wie verbreitet ist das System? Anzahl an Installationen und unabhängiger Implementierungspartner?
  • Welche Technologien werden eingesetzt? Wie gut ist das System erweiterbar? Welche Anforderungen stellen Erweiterungen an den Entwickler (Programmiersprachen, Systemkenntnisse)?
  • Kann das System auch durch eigene Entwickler weitergeführt werden?
  • Bestehen Schnittstellen zu anderen Systemen (AD-Server, DMS, Single-Sign-On Technologien, CRM und ERP-Systeme, Datenbanken, Webservices mit REST und SOAP)?
  • Existieren fertige Frameworks und APIs für Entwickler?

Sie möchten weitere Informationen?

Gerne unterstütze ich Sie bei der Evaluation eines für Sie passenden Content Management Systems und erstelle gemeinsam mit Ihnen ein Pflichtenheft, in dem die notwendigen Funktionen und Anforderungen an das System verbindlich dokumentiert sind. 

Ich hätte gerne weitere Informationen zur Evaluation meines Content Management Systems: