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Die Auswahl des richtigen Content Management Systems ist keine leichte Aufgabe. Zu unübersichtlich ist der Anbietermarkt, zu zahlreich die Möglichkeiten und zu undurchsichtig die Lizenzbedingungen. Zudem wachsen die Anforderungen häufig mit dem Einsatz - dies vor allem, wenn man bislang ohne CMS auskam.
Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die richtigen Fragen zu stellen und die Anforderungen an Ihr zukünftiges Content Management System zu definieren.
Egal, welches Produkt Sie betrachten: Alle glänzen mit einer schier unüberschaubaren Liste an Funktionen, Werkzeugen und Features. Dabei kaufen und bezahlen Sie häufig mehr, als Sie tatsächlich benötigen. Und unter Umständen muss eine wirklich benötigte Funktion teuer nachgerüstet werden oder lässt sich im schlimmsten Fall gar nicht realisieren.
Denken Sie über folgende Punkte nach, bevor Sie beginnen:
Ändern Sie die Inhalte Ihrer Website wöchentlich oder täglich und sollen später mehr als eine Person mit dem System arbeiten, stehen eine hohe Usability und Mehrbenutzerfähigkeit im Vordergrund. Beides sind Faktoren, die eigentlich jedes (kommerzielle) System in ausreichender Form bieten sollte, in der Realität sieht dies allerdings oft anders aus.
Lassen Sie sich das System in einer Live-Demo vorführen oder arbeiten Sie am besten selbst einmal testweise damit!
Sollen Inhalte aus anderen Anwendungen in der Website angezeigt werden, müssen die entsprechenden Schnittstellen zur Verfügung stehen oder zumindest leicht programmiert werden können. Die Anforderungen, die Sie heute an Ihre Website stellen, können in einem Jahr wachsen oder sich ändern. Ein CMS, das auf standardisierten und weit verbreiteten Technologien und Programmiersprachen basiert, ist in der Regel leichter zu erweitern als proprietäre Lösungen.
Fragen Sie beim Hersteller des CMS nach, erkundigen Sie sich nach der eingesetzten Technologie und deren Erweiterbarkeit - und lassen Sie sich am besten Fallbeispiele für ähnliche Anwendungen zeigen
Bilder und Dokumente hochzuladen, das können Sie mit jedem System. Erst bei der Verwaltung und Publikation von großen Dateimengen offenbaren sich die Schwachstellen. Achten Sie darauf, dass gerade die Binärdokumente mit Metadaten angereichert werden können, die Verwendung unterschiedlicher Sprachversionen möglich ist und auch (automatische) Veröffentlichungsmechanismen zur Verfügung stehen.
Auch hier: Fragen Sie nach bereits mit dem System umgesetzten Beispielen und vergleichen Sie die Lösung mit dem, was Sie vorhaben.
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Wenn Sie erstmal einige Zeit mit der Suche nach einem Content Management System verbracht haben, werden Sie wahrscheinlich eine Auswahl an kommerziellen und lizenzfreien Produkten vor sich haben. Spätestens dann stellt sich die Frage, wo denn nun genau der Unterschied liegt und warum man für etwas bezahlen sollte, was man auch "kostenlos" kriegt.
Eintscheiden Sie mithilfe dieser Liste:
Vorteile kommerzielles Produkt
Beachten Sie bitte vor allem, dass die Kosten für Ihr Projekt nur zu einem Teil aus den Lizenzgebühren für das CMS bestehen. Rechnen Sie hier immer auch die Kosten für die technische Umsetzung des Projektes sowie die späteren laufenden Kosten mit ein (siehe auch nächster Abschnitt). In vielen Fällen wird der "Umsonst-Vorteil" bei der Projektumsetzung oder spätestens bei den laufenden Kosten wieder zunichte gemacht.
Lassen Sie sich vom Anbieter des CMS auch immer eine Kostenabschätzung für die technische Umsetzung Ihres geplanten Projekts erstellen. Bietet der Hersteller die Umsetzung nicht selbst an, verfügt er sicher über Integrationspartner, die gerne ein unverbindliches Angebot erstellen.
Neben den Kosten für die Lizenz des Systems sowie die technische Umsetzung gibt es noch eine Reihe weiterer, oft vernachlässigter Kosten:
Transparente Kosten
Häufig vernachlässigte Kosten
Es ist eine ganz einfache Wahrheit:
Wenn Sie oder Ihre Redakteure nicht gerne mit dem CMS arbeiten, dann wird das den Erfolg Ihrer Website nachhaltig beeinflussen. Die Arbeit mit dem Content Management System sollte einfach, schnell und effektiv sein - und im besten Fall sogar Spaß machen. Dabei spielen viele Faktoren eine entscheidende Rolle:
Die Arbeit mit dem CMS sollte nicht komplizierter sein, als eine Datei in einem Textverarbeitungsprogramm zu erstellen und mit Inhalten zu füllen. Im Zweifel sogar einfacher!
Lassen Sie sich das System zeigen und erstellen Sie damit eine Beispielseite mit umfangreich formatierten Texten, ein zwei Bildern und einem Link zu einem frisch hochgeladenen PDF. Danach integrieren Sie die Seite in die Navigation und veröffentlichen Sie diese. Wenn das wesentlich länger als 10 Minuten braucht, sollten Sie sich noch ein anderes System ansehen.
Wird Ihr Projekt nur in deutscher Sprache und auf einer Domain publiziert? Oder haben Sie mehrere Sprachen oder gar mehrere, länderabhängige Websites in jeweils unterschiedlichen Sprachen? Viele Systeme bieten Funktionen zur Verwaltung solcher Konstellationen, aber gerade im niedrigpreisigen Segment oder bei kostenlosen Systemen gestaltet sich die Integration einer weiteren Sprache oder einer weiteren Website als komplizierter als angenommen.
Machen Sie sich schon vor der Auswahl des CMS Gedanken, in wie vielen Sprachen und Ländern Ihre Website erscheinen wird. Soll die englischsprachige Fassung für China den selben Inhalt haben wie die Fassung derselben Sprache in Deutschland?
Abschließend möchte Ich Ihnen eine kleine Liste an Fragen mit auf den Weg geben, die Sie dem Hersteller eines CMS stellen sollten.
Gerne unterstütze ich Sie bei der Evaluation eines für Sie passenden Content Management Systems und erstelle gemeinsam mit Ihnen ein Pflichtenheft, in dem die notwendigen Funktionen und Anforderungen an das System verbindlich dokumentiert sind.
Ich hätte gerne weitere Informationen zur Evaluation meines Content Management Systems: